DE · BETA · Ratgeber
Kündigung schreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Eine Eigenkündigung in Deutschland ist im Grundsatz schlicht — ein kurzes Schreiben, eigenhändig unterschrieben und im Original übergeben — aber jedes einzelne Detail entscheidet über die Wirksamkeit. § 623 BGB schreibt zwingend die Schriftform vor: eine Kündigung per E-Mail, Messenger oder PDF-Anhang ist unwirksam. Diese Anleitung führt Sie in fünf Schritten durch den Ablauf, mit Verweisen auf die einschlägigen Vorschriften und auf offizielle Quellen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Schritt 1: Arbeitsvertrag und Kündigungsfrist prüfen
Bevor Sie etwas schreiben, lesen Sie Ihren Arbeitsvertrag. Die gesetzliche Grundfrist nach § 622 Abs. 1 BGB beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Vertraglich oder tariflich kann eine längere Frist gelten — sie darf für Sie als Arbeitnehmer aber nicht länger sein als für den Arbeitgeber.
In der Probezeit verkürzt sich die Frist nach § 622 Abs. 3 BGB auf zwei Wochen ohne festen Endtermin. Für Auszubildende gelten besondere Regeln nach § 22 BBiG.
Die Schriftform nach § 623 BGB gilt unabhängig von der Frist: jede Eigenkündigung muss eigenhändig mit Tinte unterschrieben werden, sonst ist sie nichtig — und das Arbeitsverhältnis besteht weiter.
- Vertraglich vereinbarte Frist prüfen.
- Tarifvertrag prüfen, falls anwendbar.
- Probezeit beachten (verkürzte Frist).
- Schriftform ist Pflicht, unabhängig vom Fristmodell.
Schritt 2: Letzten Arbeitstag berechnen
Die Frist beginnt mit dem Zugang der Kündigung beim Arbeitgeber, nicht mit dem Datum des Schreibens. Bei einer Grundfrist von vier Wochen zum 15. oder Monatsende heißt das: Geht Ihre Kündigung am 1. April zu, ist der frühestmögliche letzte Arbeitstag der 15. Mai oder der 31. Mai — je nachdem, welcher Termin nach vier Wochen erreichbar ist.
Planen Sie einen kleinen Puffer für den Zugang ein. Bei Versand per Einschreiben rechnen Sie mit ein bis drei Werktagen Zustellung. Geben Sie das berechnete Datum klar im Schreiben an: "ordentlich und fristgerecht zum [TT.MM.JJJJ]".
Sind Sie unsicher, lassen Sie das Datum von Ihrer Gewerkschaft, einer Rechtsschutzversicherung oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen. Eine zu kurz berechnete Frist bleibt zwar wirksam, das Arbeitsverhältnis endet dann aber zum nächsten zulässigen Termin.
Schritt 3: Das Schreiben verfassen
Ein Kündigungsschreiben ist kurz. Es enthält Ihren Namen und Ihre Anschrift, die Anschrift des Arbeitgebers, Ort und Datum, einen klaren Betreff ("Kündigung meines Arbeitsverhältnisses"), die eindeutige Erklärung der Kündigung mit Position und Beendigungsdatum sowie Ihre eigenhändige Unterschrift.
Begründen müssen Sie eine ordentliche Eigenkündigung nicht. Eine Bitte um Bestätigung des Beendigungstermins, um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (§ 109 GewO) und um die Abrechnung von Resturlaub und Überstunden ist üblich und schützt Ihre Ansprüche.
Formal hilfreich ist die DIN 5008 für Geschäftsbriefe — sie ist nicht zwingend, vermittelt aber Professionalität. Lassen Sie unterhalb der Grußformel ausreichend Platz für die handschriftliche Unterschrift.
- Absender oben (Name, Anschrift, ggf. Personalnummer).
- Empfänger darunter (Firma, Personalabteilung oder konkrete Person).
- Ort und Datum rechtsbündig.
- Betreff: "Kündigung meines Arbeitsverhältnisses".
- Eindeutige Kündigungserklärung mit Position und letztem Arbeitstag.
- Bitte um schriftliche Bestätigung, Arbeitszeugnis, Urlaubsabrechnung.
- Grußformel "Mit freundlichen Grüßen" und Unterschriftslinie.
Schritt 4: Ausdrucken und eigenhändig unterschreiben
Das ist der rechtlich kritische Schritt. § 623 BGB verlangt die Schriftform — eine elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Drucken Sie das Schreiben aus, idealerweise in zwei Exemplaren, und unterschreiben Sie persönlich mit Tinte.
Eine eingescannte Unterschrift, ein Bild der Unterschrift im PDF oder eine einfache elektronische Signatur reichen nicht. Theoretisch wäre eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) zulässig, ist in der Praxis aber kaum verbreitet und wird von vielen Arbeitgebern nicht akzeptiert.
Verwenden Sie einen blauen Kugelschreiber oder Füllfederhalter, damit das Original klar vom Ausdruck unterscheidbar ist.
Schritt 5: Übergabe und Beweissicherung
Die Kündigung wird erst mit Zugang beim Arbeitgeber wirksam. Drei Wege bieten sich an, sortiert nach Beweissicherheit:
Einschreiben mit Rückschein oder Einwurf-Einschreiben an die Geschäftsadresse ist die gerichtsfeste Variante. Heben Sie Einlieferungsbeleg und Rückschein auf. Persönliche Übergabe gegen Quittung — die zweite Kopie wird mit Datum und Unterschrift abgezeichnet — ist ebenfalls solide. Übergabe durch einen Boten mit schriftlicher Empfangsbestätigung ist denkbar.
Nicht für die Schriftform geeignet sind E-Mail, Fax, Messenger oder eine rein mündliche Erklärung. Auch wenn der Arbeitgeber später nicht widerspricht — formal ist die Kündigung unwirksam und das Arbeitsverhältnis läuft weiter.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF per E-Mail wirklich nicht aus?
§ 623 BGB schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Eine PDF per E-Mail — auch mit eingescannter Unterschrift — ist für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses unwirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesem Fall weiter.
Muss ich einen Grund für die Kündigung angeben?
Nein. Eine ordentliche Eigenkündigung muss nicht begründet werden. Etwas anderes gilt nur bei einer außerordentlichen Kündigung nach § 626 BGB — dort ist der wichtige Grund auf Verlangen mitzuteilen.
Was passiert, wenn ich die Frist falsch berechne?
Die Kündigung bleibt wirksam, das Arbeitsverhältnis endet aber zum nächsten zulässigen Termin nach Ihrer Frist. Das kann mehrere Wochen Differenz bedeuten — prüfen Sie die Berechnung vorab.
Ist das hier eine Rechtsberatung?
Nein. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information. Für Ihre konkrete Situation — insbesondere bei Tarifverträgen, Schwerbehinderung, Schwangerschaft, Sperrzeit-Sorgen oder außerordentlicher Kündigung — wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht, Ihre Gewerkschaft oder die Bundesagentur für Arbeit.
Kündigungsschreiben in 60 Sekunden erstellen
Unsere Vorlage folgt DIN 5008, enthält alle üblichen Pflichtangaben und Hinweise zur Übergabe per Einschreiben. Zum Ausdrucken, eigenhändig unterschreiben und übergeben — Schriftform nach § 623 BGB.